序号 | 功能名称 | 功能模块 | 功能详细介绍 |
1 | 系统登陆 | 系统登陆模块 | 输入登陆用户名及密码即可登陆系统,登陆密码可自定义修改。 |
2 | 收集整编 | 收集整编整理模块功能 | 相当于未归档前的档案整理工作在此模块完成 |
数据导入 | 外部数据EXCLE、XML等格式导入的数据在此模块下 | ||
数据录入 | 1、收集整编包含目录登记,目录项信息包含档案类型、2、收集时间、来源、负责人、密级、保管期限、 数量、载体等信息。目录项可由档案管理员自行增加或删减。 3、需要自动生成各种排列序号并支持序号自动校验,并可以进行序号的修改和重新排序操作。 4、对已整理的卷内文件和待编目的案卷可进行添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作,对用户提交的文件、资料进行存储和预归档(分类组卷)。 | ||
档案整理 | 1、档案管理员对未归档库中的文件信息进行审查,审查合格的文件和案卷通过编目操作进行归档,归档后的档案存入已归档库中。 2、可以进行案卷的合并,拆分和移动,具备自动组卷、文件的批量修改(密级、保管期限等)。 3、整理的功能,需要自动组卷、案卷调整、拆卷、接收、打回、检索、自动排序、文件调整等。 4、支持对散文件进行拖拽组卷。 | ||
档案检索 | 可对未归档文件进行检索,检索方式包含模糊检索、组合检索、 高级检索。 | ||
3 | 数据转换 | 数据转换 | 数据转换主要用于外部的电子数据向本系统的转换。数据转换需求如下: 1、 定义数据库字段间的对应关系系统自动读出老数据库中的字段结构,让用户自己选择老字段对应新库中的相应字段,建立字段间的对应关系。 2、 定义字段间特殊关系某些特殊字段,如链接字段,转换过去须根据文件名称进行统一修改的字段。 3、 定义目标字段缺省值/初始值。 4、 数据转换:选择需转换的记录进行数据转换。
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4 | 鉴定和销毁管理 | 鉴定处理 | 档案管理员根据收到的相关领导签字审批后的鉴定申请单,根据批示进行鉴定处理(更改密级、保管期限、销毁或还原),销毁的档案放入系统回收站。
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回收站管理 | 销毁操作后的档案全部放在回收站内,回收站管理提供给用户对回收站内的档案进行全部清空、删除、还原、打印和检索等操作功能。
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销毁日志库检索 | 销毁日志库记录所有的销毁记录。用户可对其进行检索和查询操作,并打印结果。 | ||
5 | 统计报表 | 基本功能 | 统计报表对电子档案库所有档案类型下的项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。可进行馆藏统计(对收录到系统的档案数据分类别、分档案库等多种方式进行数据统计)、用户统计、发放统计、利用统计(进行各部门实体档案、电子档案利用统计分析)、自动生成月度、季度、年度统计年报。可以打印所有档案管理所需的信息,例如:卷内目录、案卷目录、备考表等。统计报表具备新建、修改、删除、复制统计项,并可进行报表设计和报表模板管理等。 |
新建统计项 | 1、可建立电子档案库中所有字段的统计项目,即从库中选出相应字段统计和打印。需求如下: 2、选统计表: 使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。例如:文件库。 | ||
定义关联关系 | 1、定义多个库之间的关联关系,如:案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。 2、选统计字段:在所选库中确定要统计和打印的字段。 3、排列顺序:可确定统计报表中记录的排序 4、修改统计项、删除统计项、复制统计项: 只要对已有统计项做较小的改动,即可生成新的统计项。 | ||
报表设计 | 根据统计项建立和设计各种形式的报表,结合WORD 的排版功能和EXCEL 的统计功能,可以输出图文并茂的统计报表。 报表设计的需求: 1) 可选多种表格类型,系统提供多种常用的报表格式。 2) 可选择是否需要页首、页尾、标题、总结等。 3) 可以在任何位置插入图像。 4) 可以进行任何字段的统计求和,并可插入算式计算。 5) 可以定义报表中任意位置的字体。 通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计,档案的利用情况可以根据用户需求,形成标准的数据格式(.xls 等)导出利用。 | ||
报表模板管理 | 可通过系统的添加、删除和编辑操作将所设计的报表格式当作模板保存。 | ||
打印预览微调 | 报表在打印前预览时可对报表列宽和行距进行微调。 | ||
6 | 检索查询 | 模糊查询 | 糊查询让用户不需要知道详细的信息就可以检索到相关的数据 |
组合查询 | 组合查询实让用户能够多条件的精确检索到数据,系统具备“大于、等于、小于、不等于”、“和、或者、非”等组合条件; | ||
分类查询 | 分类查询提供给用户按照数据的分类进行分门别类的查询方式 | ||
跨库检索 | 跨库检索即为不知道我需要查询的数据存储在哪个库中时,选择跨库检索即可对所有库进行检索 | ||
特殊检索 | 可以查询已经挂接了电子文件或没有挂接电子文件的信息进行检索 | ||
7 | 系统设置 | 档案类型自定义 | 可根据本单位档案管理的要求,建立所需的档案类型,例如:产品管理、基本建设等,并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型,例如:图书资料、声像、培训资料等。 提供用户自定义档案类型的主要功能需求如下: 添加:添加档案类型并定义其属性。包括:档案名称以及该档案类型是否包含项目、案卷和分类表等属性。 删除:删除已建立的档案类型 复制:可以复制已有档案类型的属性、库结构及数据,形成新的档案类型。 恢复:恢复已删除的档案类型。 属性:可以更改任一档案类型的现有属性,即:是否包含项目、案卷和分类表。 |
档案树自定义 | 档案管理的层次可以自由定制 | ||
档案录入字段、界面自定义 | 根据用户选定的档案类型及其属性建立相应的项目库、案卷库和文件库。主要功能需求如下: 插入、添加和删除:用户可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑,以满足用户档案管理的需求。 建库:对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立。 定义录入界面:可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面。系统提供给用户自定义功能:不仅可以自定义字段的排列位置和显示大小,而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等等一系列功能; 用户的录入及检索界面可以自由定制 录入方式可以自由定制 档案的分类表可以自由定制 可根据档案分类规范建立相应的树型分类结构(分类表),任意添加子项、删除子项分类及其 内容(含义)。 档案的统计报表可以自由定制 用户对档案的操作和使用权限可以自由定制 | ||
8 | 系统安全 | 数据存储和备份 | 数据库自动备份,数据库的备份时间和备份方式可以由系统管理员来设定并调整,数据维护需包含数据备份和数据恢复两部分功能。不受存储和备份设备的限制。 用户可以在自己的客户机上进行档案数据的备份和恢复工作,而不用去操作服务器上的数据库系统。 可以将系统中的任意档案信息(包括档案类型、数据表结构、定义的信息著录界面、档案案卷和文件等条目信息、统计报表等)备份,可以全部备份也可以部分备份,可以由用户手动备份也可以由系统自动定期进行备份。以后,用户在需要的时候可以通过备份文件来恢复档案信息。 |
日志管理 | 相当于在系统中增加了一套监控系统,任何用户一旦登陆系统做的所有操作均会产生操作日志,详细到每一步、每一秒的操作,日志可备份,可导出。 日志记录:系统日志可以记录登录用户的所有操作,并留案备查,以追踪对文件的利用的合法性。提供全面的日志管理,包括:系统日志、借阅日志和鉴定日志三部分。 系统日志 系统日志提供完备的系统操作记录,如:登陆系统、录入数据、浏览电子文件、下载电子文件的记录等。系统日志还可以记录操作人的详细信息。 借阅日志 借阅日志提供了有关借阅操作的完备记录。 鉴定日志 鉴定日志提供了对档案数据进行鉴定销毁操作的完备记录。 这三个日志记录档案系统的全部操作,并提供日志打印、备份等功能。 | ||
9 | 下载管理 | 电子文件批量下载 | 支持多个电子文件一次性批量下载,无需逐一下载 |
10 | 窗口切换 | 功能窗口切换 | 支持同时打开多个窗口,支持窗口互相切换,无需用户重新登陆。 |
11 | EEP数据包移交 | EEP数据包移交 | 可将需要向上级单位移交的数据(包含条目信息及扫描的电子文件)直接生成一个EEP数据包文件,直接将EEP数据包文件拷贝给上级单位,接收单位直接点EEP数据包接收,即可完成数据接收工作,真正实现一键式移交与接收。 |
12 | 扫描后自动挂接 | 扫描后自动挂接 | 只支持富士通和虹光两种扫描仪,可在档案系统直接扫描,可自动挂接系统 |
13 | 数据备份 | 数据备份 | 实现数据手动备份 |